Sicherlich kennt jeder das belastende Gefühl, wenn es um die Bearbeitung der täglichen Mails geht. Mit grauen stellt man fest, dass die Inbox mal wieder mehrere Dutzend oder gar hunderte Emails fasst. Um den Überblick zu bekommen, was weg kann und was dringend zu bearbeiten ist, muss viel Zeit investiert werden. Zeit die man lieber für andere Arbeit oder für Freizeitaktivitäten aufwenden würde. Doch gar nichts zu tun verschlimmert die Sache nur. Die angefallenen Aufgaben müssen ja termingerecht erledigt werden. Was also tun, um diesen Zustand zu verändern?
Zunächst sollte man sich darüber klar werden, wie der bisherige Umgang mit den eigenen Emails ist. Da gibt es die Leute, die ihre Inbox gerne leer haben (Inbox Zero). Wieder andere schert es wenig, dass die Facebook Mail neben der Email des Arbeitgebers liegt. Sie behelfen sich mit Markierungen oder lassen die Sortierung gleich sein. Danach ist zu klären, wie die nachfolgende Strukturierung der Mails aussehen soll. Verlässt man sich auf Suchalgorithmen oder geht man den Weg einer klassischen Ordnerstruktur?
Sicherlich wird man sagen können, dass die Grundvoraussetzung für den effizienten Umgang mit Emails an diesen Eckpfeilern festzumachen ist. Darüber hinaus haben sich in den letzten Jahren verschiedene Funktionen bei der Bearbeitung von Mails als nützlich erwiesen. So beherrschen einige Email-Clients die so genannte Wiedervorlage, bei der eine Email zunächst aus den Augen des Empfängers verschwindet und zu einem ausgewählten Zeitpunkt in die Inbox zurück kehrt (snooze). Der Empfänger wird dann über eine Push Mitteilung – wie bei dem Erhalt einer neuen Nachricht – über die Nachricht informiert.
Ebenso lassen sich Emails bisweilen mit Tags oder auch Labels versehen. Dadurch lassen sich homogene Gruppen von Emails erstellen, die durch Stichwortabfrage thematisch sortiert in der Übersicht landen. Im Ergebnis können damit vor allem aufwendige Ordnerstrukturen vermieden werden.
Ist man sich im groben darüber klar geworden, wie die eigenen Emails bisher verwaltet worden sind, sollte man sich für eine ganz bestimmte Strukturierung entscheiden. Ich persönlich habe lange Zeit eine klassische Ordnerstruktur bevorzugt. Vor allem Windows User sollte der Ansatz vertraut sein. Irgendwann war mir die Baumstruktur meiner Mails jedoch zu verästelt. Ich selbst habe mich öfter dabei ertappt, nicht die Ordner zu durchsuchen, sondern die Suchfunktion direkt zu nutzen. Dabei erhalte ich in 95% der Fälle auch das gewünschte Ergebnis. Die Ordnerstruktur war für mich persönlich danach nur noch lästig. Wer seine Mails jedoch gern entsprechend sortiert, sollte darauf achten, nicht zu viele Ordner anzulegen. Mehr als 5 Kategorien halte ich für umständlich.
Sind wichtigere, aber nicht dringende Mails dabei, empfiehlt sich, diese in die Wiedervorlage zu packen und ein entsprechendes Datum für die erneute Benachrichtigung auszuwählen. Sind die Mails wichtig und dringend, sollten sie zudem markiert werden. Über ein Label lassen sich die wichtigen Mails dann mit einem Knopfdruck sichtbar machen. Zudem empfiehlt sich auch dort die Wiedervorlage für die nächsten Stunden einzustellen. Die meisten Mailclients mit Wiedervorlagefunktion unterstützen zwei bis drei Presets für künftige Termine. Alle anderen Mails landen direkt im Papierkorb oder zwecks Dokumentationsfähigkeit im Archiv.
Wer den Algorithmen von Google und Co. vertraut, kann die Ordnung auch automatisiert durchführen lassen. Insbesondere Inbox von Google unterstützt dies durch eine automatische Labelverteilung. Ich persönlich bin jedoch noch skeptisch und erledige das lieber händisch. Außerdem werden die meisten ihre Emails sicherlich über Exchange empfangen, womit die Automatisierung nur durch manuelle Programmierung gelingt.
Insgesamt schaffe ich es durch dieses Vorgehen, meine eigene Inbox am Ende des Tages leer zu bekommen. Bleibt noch die Frage, wie es um den zeitlichen Aspekt der Mailpflege bestellt ist. Ich Empfehle dringend feste Zeiten für die Bearbeitung der Mails einzuplanen. Man sollte sich jeden Tag einen Termin nur für diese Aufgabe blockieren. Dringend zu erledigende Aufgaben, die über die Wiedervorlage herein kommen, sind dabei natürlich die Ausnahme. Diese sollten jedoch als Erinnerung verstanden werden. Die detaillierte Auseinandersetzung mit dem Inhalt ist also als vorgelagerter Prozess zu verstehen, der zum Erinnerungszeit bereits abgeschlossen sein sollte.
Meine Vorgehensweise ist natürlich nur exemplarisch zu verstehen. Jeder muss mit dem System arbeiten, dass ihm liegt. Allerdings weiß man so etwas meist erst, wenn man einige Dinge ausprobiert hat. Mich würde sehr interessieren, wie ihr eure Mails pflegt und wie gut oder schlecht das System bisher funktioniert hat.